De standaard afwijzingsmail

Je hebt hem vast wel eens gekregen, een standaardmail waarbij in de aanhef nog net je achternaam is opgenomen en waarin staat dat jij helaas niet tot de kandidaten behoort die zijn geselecteerd voor een kennismakingsgesprek.

Als sollicitant die veel tijd en moeite heeft gestoken in het schrijven van een goede en gemotiveerde brief ben je niet blij met zo'n mail. Steeds regelmatiger moet de sollicitant zich 'vormen' naar de standaard in te vullen formulieren op de site van organisaties, daarnaast moet je vaak lange tijd wachten op bericht na het versturen van een sollicitatie. Dit roept al met al zelden positieve gevoelens op voor een organisatie.

Een organisatie vergeet nog al eens dat zo'n standaard afwijzingsmail ook het imago kan schaden en zelfs kan leiden tot het verlies van klanten. Als gevolg van een mislukte sollicitatie houden namelijk veel kandidaten een negatief beeld over van de organisatie waar ze solliciteerden, blijkt uit Engels onderzoek van het in werving en selectie gespecialiseerde bedrijf SHL.

De meest voorkomende afknappers die organisaties veroorzaken volgens het onderzoek van SHL zijn:

• Niet laten weten dat kandidaat de baan niet krijgt;
• Geen feedback geven op de sollicitatiebrief;
• Geen ontvangstbevestiging sturen van de sollicitatie;
• Geen feedback geven na een sollicitatiegesprek

Sollicitanten geven in dit onderzoek aan dat zij het van groot belang vinden dat zij het sollicitatieproces als eerlijk ervaren. Een eerlijke sollicitatieprocedure in de ogen van sollicitanten betekent dat zij begrijpen dat de procedure speciaal is ontworpen om de beste kandidaat te vinden voor de specifieke baan. Dat zij allemaal langs de dezelfde meetlat worden gelegd en dat zij goede informatie krijgen over de stand van zaken en de uitkomst. Uit de ervaringen van sollicitanten blijkt dat het hier nogal eens aan schort. Zo komt het te vaak voor dat kandidaten zelfs geen enkele reactie krijgen op hun sollicitatie. En als ze al antwoord ontvangen in de vorm van een afwijzing, deze vaak niet gemotiveerd is.

De manier waarop

 'Door de uitgebreide beschrijving, kreeg ik als afgewezen kandidaat toch een goed gevoel en kon ik zelf uitvinden wat voor mij van toepassing is'.

Dat je als organisatie ook een uitgebreide en gemotiveerde afwijzingsmail aan afgewezen sollicitanten kunt sturen, bewees het bedrijf Movacolor. Sollicitante Atty van de Brake beschrijft op haar blog haar ervaring van zoals zij het zelf noemt 'De beste afwijzingsmail' die zij ontving. En anno 2013, deelde zij dit direct via de sociale media.


Oog hebben voor de moeite die een sollicitant heeft genomen om bij jouw organisatie te solliciteren en zelf de moeite nemen om de motivatie bij een afwijzing te onderbouwen met eerlijke argumenten, zorgen ervoor dat een kandidaat zich niet als een nummer behandeld voelt en zich afvraagt of zijn pennenvruchten soms niet ongelezen de papierversnipperaar in gaan.

--
door: 3IDN